Gdzie trzymasz dokumenty swojej firmy? Czy w przestrzeni odpowiednio chronionej przed zalaniem i nieuprawnionym dostępem? To, co dziś wydaje się wygodne, jutro może okazać się kosztownym błędem. Zalanie, kradzież, pożar czy nawet zwykła kontrola urzędowa mogą ujawnić, że sposób przechowywania dokumentów nie spełnia obowiązujących standardów. Sprawdź, gdzie warto je trzymać, by nie narazić się na straty – finansowe i prawne.
Konsekwencje nieodpowiedniego przechowywanie dokumentów firmowych
Twoim obowiązkiem, wynikającym z ustawy o ochronie danych osobowych, jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji na każdym etapie jej przetwarzania. Kara finansowa za naruszenie przepisów RODO może wynosić nawet 20 mln euro. Dodatkowo należy się liczyć z konsekwencjami w postaci strat wizerunkowych.
Jako przedsiębiorca musisz archiwizować dane zgodnie z okresami przechowywania, które wynikają z przepisów, o których poczytasz na: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/okresy-przechowywania-dokumentow/. Pamiętaj, że w zależności od rodzaju dokumentów te okresy są inne – nie możesz dopuścić do zniszczenia danych, które powinny się jeszcze znajdować w archiwum.
Pomieszczenie, w którym gromadzisz dokumenty, musi być odpowiednio zabezpieczone – ważne są instalacje przeciwpożarowe i antywłamaniowe. Dostęp do nich powinny mieć wyłącznie uprawnieni pracownicy. Wszystko po to, aby nie doszło do zniszczenia danych albo ich wycieku. Jeśli chcesz zmniejszyć takie ryzyko, skorzystaj z usług Rhenus Office Systems Poland.
Gdzie przechowywać dokumenty firmowe, aby zminimalizować ryzyko strat?
Prowadzenie archiwum jest kosztowne, angażujące i wymaga znajomości przepisów. Ponosisz dużą odpowiedzialność, ale ryzyko poważnych konsekwencji możesz ograniczyć do minimum, jeśli zdecydujesz się na przechowywanie dokumentów w obiektach firmy, która zajmuje się tym profesjonalnie. Takie archiwum prowadzi Rhenus Office Systems Poland. Sprawdź, co dokładnie obejmuje oferta: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Z tego rozwiązania korzysta wiele firm, bez względu na ich wielkość.
Miejsce, w którym przechowujesz dokumenty, powinno być:
- specjalnie do tego wydzielone,
- dostępne tylko dla osób uprawnionych,
- dostosowane do przechowywania dokumentów, a więc z zabezpieczeniami przeciwpożarowymi i kontrolą wilgotności.
Poza tym dokumenty muszą być odpowiednio skatalogowane i opisane tak, aby łatwo można było je odnaleźć. Należy korzystać z pudeł archiwizacyjnych, które chronią przed różnymi zanieczyszczeniami.
Bezpieczne przechowywanie akt z Rhenus Office Systems Poland
Nie musisz przechowywać akt firmowych we własnych archiwum i dbać o dopełnienie związanych z tym obowiązków. Możesz zapewnić bezpieczne przechowywanie dokumentów dzięki współpracy z firmą Rhenus Office Systems Poland. Odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/ i sprawdź, jak przebiega profesjonalna usługa.
Archiwa firmy Rhenus Office Systems Poland znajdują się na terenach chronionych parków przemysłowych. Mają zapewniony wideo monitoring i całodobową ochronę. Każdy obiekt jest wyposażony w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe z automatycznym powiadomieniem straży pożarnej i ochrony.
Dostęp do archiwum mają wyłącznie uprawnieni pracownicy – osoby zatrudnione mają podpisaną klauzulę o zachowaniu tajemnicy służbowej. Przez ponad 20 lat istnienia firmy nigdy nie doszło w niej do żadnego wycieku danych. Skorzystaj z zewnętrznego archiwum, aby nie narażać się na straty i kary. Zleć zarządzanie dokumentacją podmiotowi, który zajmuje się tym profesjonalnie.
